Tips para organizar un evento
Organizar un evento puede resultar una tarea ardua y agotadora, son muchos los detalles a tener en cuenta para cubrir todos los objetivos, satisfacer expectativas y cumplir con la finalidad del mismo.
Una vez que tengas decidido llevar a cabo el evento, hay que definir cuál es su objetivo o finalidad, para qué público será destinado, un promedio de invitados, la ubicación donde se llevará a cabo, la fecha tentativa, decoración y diseño, comida, bebidas, ambiente musical, animación, fotografía, grabación de video, mesoneros, etc. Y lo más importante, el presupuesto con el que se cuenta para su realización.
Un evento te permitirá tener contacto directo con tu público objetivo, por lo que representa una valiosa oportunidad que merece la pena, analizar y cuidar cada detalle de su organización.
¿Cuáles son los mejores tips que puedes tener en cuenta a la hora de organizar un evento?
Puede que esté dirigido a tus clientes, a tus colaboradores, proveedores etc. Pero será de gran ayuda tener en cuenta los siguientes tips:
- Objetivo: teniendo definido el objetivo central del evento tendremos el mensaje que deseamos transmitir a nuestro público, esto nos permitirá tomar decisiones acertadas en la planificación, organización, duración, actividades, presupuesto entre otros.
- Diseño y organización: en este punto no solo nos referimos a la planificación del diseño del evento, sino al tema seleccionado, la logística en su preparación, tiempo de montaje, duración, actividades, etc. Un factor a incluir en este aspecto es la invitación o convocatoria, la cual se sugiere sea realizada con un margen de unos veinte días de antelación, para que los invitados pueden organizar un espacio en su agenda. También se deben incluir planes de emergencia en caso de fallos en algunos de los puntos organizados, es decir contar con planes de apoyo para solventar cualquier imprevisto. Se puede elaborar un cronograma con toda la planificación y cada una de las actividades, incluyendo sus horarios, de manera de no dejar nada al azar, no es recomendable improvisar.
- Determinar la fecha: aunque parezca simple, seleccionar la fecha adecuada incluye diversos factores a considerar para garantizar la presencia de nuestros invitados, revisar feriados, fechas especiales, compromisos previamente adquiridos, estación del año, entre otros. Planificando nuestro evento con antelación nos permitirá el ahorro de costos.
- Selección del lugar, su capacidad y ubicación: son factores relevantes que contribuyen al éxito de nuestra actividad. Garantizar fácil acceso, comodidad, seguridad, red wi-fi, puesto de estacionamiento, etc. En caso de estar diseñado para espacios al aire libre, se deben considerar factores climáticos como lluvia o exceso de rayos solares, para lo cual se puede disponer de toldos, para ello se puede conseguir el apoyo de empresas especializadas en elaboración de toldos impermeables y resistentes a las inclemencias del clima. En el siguiente enlace encontrarás una excelente propuesta de diversas telas impermeables. Es recomendable que antes del día del evento se lleve a cabo una inspección del lugar de manera de garantizar que se cuenta con todo lo solicitado y se familiarice con el acceso al mismo.
- Equipo de trabajo: designa quiénes serán tus colaboradores para llevar a cabo el evento, arma tu equipo de trabajo y delega funciones según sus habilidades y competencias. Con el apoyo de un grupo encargado será más sencillo cubrir todos los requerimientos, y obviamente en algunos casos será necesario asignar actividades a profesionales especializados que con su experiencia representarán un gran aporte. De igual forma se debe asignar a una persona que coordine al equipo de trabajo y supervise todas las tareas.
- El presupuesto: incluye todos los posibles gastos, en caso de ser necesario busca el apoyo de patrocinadores, negocia tarifas contratadas, opciones promocionales que te permitan aprovechar mejor tu inversión. Se debe contar con un fondo de reserva para canalizar cualquier imprevisto, de manera que por un detalle no se arruine todo el esfuerzo realizado.
- Participantes: debemos tener bien definido quién será nuestro público objetivo, así conoceremos el nivel de invitados que tomaremos en cuenta para efectuar la convocatoria. Se debe contemplar los siguientes aspectos, confirmación de asistencia y la acreditación. Otros aspectos a considerar es si hay mucha variedad en la edad de los invitados, y tener presente siempre a las minorías y si les impacta el lugar, accesos, clima, sonido, las actividades y la comida ofrecida.
- Difusión y cobertura del evento: promocionar nuestro evento en los medios y en redes sociales resultará una herramienta muy útil e importante, que proyectará la imagen de nuestra, marca o empresa y compartirá la experiencia disfrutada. Para ello podemos contar con fotógrafos, periodistas, y recursos tecnológicos como el servicio de producciones audiovisuales de grabaciones con drones que llevarán el recuerdo de esta experiencia a un nivel superior. El hecho de poder contar con imágenes que captan planos inalcanzables para otros recursos tecnológicos, filmaciones aéreas, perspectivas diferentes y únicas que podrán ser incluso transmitidas en vivo por medios comunicacionales y redes. Es algo que se debe aprovechar, una excelente opción de servicio de grabaciones con drones es el de la empresa Mirada Cenital.
- Decoración y comida: dependiendo del tipo de evento que se planifique, surgirá el tipo de estilo de decoración y en cuanto al tipo de comida, aperitivos y bebidas, siempre es recomendable seleccionar opciones frescas y de calidad acorde a los gustos del público invitado y ajustadas al presupuesto disponible. Puede ser útil investigar sobre las preferencias de alimentación de los invitados, tendencias religiosas, cuidados de salud etc.
- Verificación después del evento: un punto a tomar en cuenta es obtener un feedback de los invitados para conocer sus opiniones acerca de su experiencia disfrutada, la retroalimentación es muy importante para tomar medidas correctivas para futuros eventos, así como los comentarios en los portales web, y en las redes, efectuar el agradecimiento a los patrocinadores, participantes, conferencistas, personalidades, contratistas etc.
Disfruta y participa en tu evento y obtén la satisfacción de un trabajo bien logrado, aprende de la experiencia, reúnete con personas expertas en materia de organización, en marketing, y sácale el mejor provecho a tu evento.
Ahora es un momento complicado, pero aun así no podemos dejar de hacer nuestra vida normal y corriente, con lo que si se ponen todos los medios en seguridad y sobre todo conciencia por parte de los asistentes, claro que se puede organizar cualquier cosa.
Soy de la opinión de Aurora, la vida tiene que seguir, de lo contrario esto es la ruina para miles de negocios y criaturas, eso si, con muchas cabeza y responsabilidad.
Los consejos que nos ofrecéis están muy bien, pero todo debe de estar hecho bajo el prisma de la responsabilidad.
Estos tiempos no son los ideales para organizar eventos pero tampoco hay que estar aislado y encerrado en casa por eso pienso que es mejor organizar cosas pequeñas como reuniones, parrilla das, tomar café con amigos en el patio bajo un toldo ya que estas son actividades al aire libre y no hay riesgo de contagio so ademas no asen sentir libre al contrario de estar todo el día encerrados en casa.